Chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ

Ngày hỏi:19/03/2019

Tôi hiện đang sống và làm việc tại Đà Nẵng, tôi đang tìm hiểu về chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Tôi muốn biết chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ được thực hiện như thế nào? Vấn đề này được quy định tại văn bản nào? Mong Ban biên tập giải đáp giúp tôi. Chân thành cảm ơn.

Hữu Tín (tin***@gmail.com)

    Nội dung này được Ban biên tập Thư Ký Luật tư vấn như sau:

    • Theo quy định tại Điều 29 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì:

      Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

      1. Nguyên tắc chỉnh lý

      a) Không phân tán phông lưu trữ;

      b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

      c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).

      2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

      a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

      b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

      c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

      d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

      đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

      Trên đây là nội dung quy định về việc chỉnh lý tài liệu trong công tác lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Thông tư 04/2013/TT-BNV.

      Trân trọng!


    Nguồn:

    THƯ KÝ LUẬT
    Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo, Quý độc giả cần xem Căn cứ pháp lý của tình huống này để có thông tin chính xác hơn.
    CĂN CỨ PHÁP LÝ CỦA TÌNH HUỐNG NÀY
    THÔNG TIN NGƯỜI TRẢ LỜI
    Hãy để GOOGLE hỗ trợ bạn