Chuyển phát văn bản đi để Lưu trữ của cơ quan

Ngày hỏi:07/09/2017

Chuyển phát văn bản đi để Lưu trữ của cơ quan được quy định như thế nào? Xin chào Ban biên tập Thư Ký Luật, tôi là Thuý An một văn thư hiện đang làm việc trong một công ty trực thuộc bộ Quốc phòng, tôi có một thắc mắc muốn nhờ Ban biên tập Thư Ký Luật giải đáp giúp như sau: Chuyển phát văn bản đi để Lưu trữ của cơ quan được quy định như thế nào? Tôi có thể tìm hiểu nội dung này tại văn bản pháp luật nào? Mong sớm nhận được phản hồi từ Ban biên tập Thư Ký Luật, chân thành cảm ơn!

    Nội dung này được Ban biên tập Thư Ký Luật tư vấn như sau:

    • Chuyển phát văn bản đi để Lưu trữ của cơ quan được quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành như sau:

      Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

      a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

      - Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.

      Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.

      - Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

      b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

      - Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.

      - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

      c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

      - Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X.

      - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

      d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

      Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

      đ) Chuyển phát văn bản mật

      Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

      Trên đây là nội dung câu trả lời về chuyển phát văn bản đi để Lưu trữ của cơ quan theo quy định. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Thông tư 07/2012/TT-BNV.

      Trân trọng!


    Nguồn:

    THƯ KÝ LUẬT
    Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo, Quý độc giả cần xem Căn cứ pháp lý của tình huống này để có thông tin chính xác hơn.
    CĂN CỨ PHÁP LÝ CỦA TÌNH HUỐNG NÀY
    Dịch vụ chuyển phát
    THÔNG TIN NGƯỜI TRẢ LỜI
    Hãy để GOOGLE hỗ trợ bạn