Hướng dẫn về việc lưu trữ chứng từ hải quan điện tử

Ngày hỏi:16/08/2016

Theo Khoản 5, Điều 3, thông tư 38/2015/TT-BTC có quy định: “Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.

Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Theo quy định, công ty chúng tôi đang lưu trữ chứng từ gốc bằng file giấy từ nhà cung cấp gửi về, nhưng hiện nay, một số nhà cung cấp đề nghị gửi chứng từ gốc bằng file điện tử (file PDF) đã được xác nhận bằng chữ ký số của nhà cung cấp. Vậy chứng từ điện tử này có được coi là chứng từ gốc hay không?

Trong quá trình khai báo Hải quan điện tử trên phần mềm ECUS, nếu chúng tôi thực hiện nghiệp vụ khai báo file đính kèm bằng file điện tử đã được nhà cung cấp chứng thực mã hóa, vậy khi tờ khai phân luồng vàng hoặc luồng đỏ, chúng tôi có cần cung cấp chứng từ giấy có chữ ký con dấu xác nhận nữa hay không?

    Nội dung này được ​Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai tư vấn như sau:

    • - Căn cứ Khoản 5 Điều 3 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 của Bộ Tài chính:

      “Điều 3

      ...5. Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu. Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

      -Căn cứ Điều 12, Điều 13 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định:

      “Điều 12. Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản

      Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.

      Điều 13. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc

      Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

      1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

      2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.


    Nguồn:

    dncustoms
    Nội dung tư vấn trên đây chỉ mang tính tham khảo, Quý độc giả cần xem Căn cứ pháp lý của tình huống này để có thông tin chính xác hơn.
    Ý kiến bạn đọc
    CĂN CỨ PHÁP LÝ CỦA TÌNH HUỐNG NÀY
    THÔNG TIN NGƯỜI TRẢ LỜI
    Hãy để GOOGLE hỗ trợ bạn